O problema
Quando os processos vivem em papel, folhas de Excel e emails, a informação fica espalhada: não se sabe quem aprovou, o que está pendente nem onde está o documento. Cada pedido obriga a perguntar a alguém, e quando essa pessoa falta o processo para.
Uma plataforma interna junta estes processos num só sítio, com regras claras de quem faz o quê e um histórico de tudo o que aconteceu.
Que processos podemos passar para a plataforma
- Recursos humanos: fichas dos colaboradores e registo de formação, com o objetivo anual de horas à vista.
- Recrutamento: vagas, candidaturas recebidas pelo site e o percurso de cada candidato.
- Fechos de caixa das lojas, com os valores do TPA e a confirmação do supervisor.
- Obrigações fiscais e prazos, com responsável e recorrência.
- Fluxo de vendas, do pedido do cliente ao orçamento e à fatura, num quadro por fases.
- Formação interna, com cursos em vídeo, PDF ou texto, testes e certificado.
- Canal de denúncias, com acesso restrito e prazos da lei.
Como funciona
- Permissões por empresa, departamento e tipo de ação, para cada pessoa ver e fazer só o que lhe cabe.
- Avisos por email e notificações na aplicação quando há algo para aprovar ou tratar.
- Histórico de quem fez o quê e quando.
- No telemóvel, com a plataforma instalável como uma app.
- Ligação ao ERP, para usar dados que já existem, como colaboradores, clientes ou documentos, sem os introduzir duas vezes.
O que muda no dia a dia
Quem faz um pedido sabe em que ponto está sem ter de perguntar. Quem aprova recebe o aviso e decide no telemóvel. A direção vê o estado de cada empresa e de cada processo sem pedir relatórios. E quando alguém falta ou sai da empresa, o trabalho não fica preso na caixa de email dessa pessoa, porque está tudo na plataforma, com o histórico completo.
Por onde começar
Não é preciso mudar tudo de uma vez. Escolhemos o processo que mais tempo faz perder, pomos a primeira versão a funcionar e só depois passamos ao seguinte. Cada módulo é testado num ambiente separado antes de chegar aos dados reais.
Um exemplo
No Grupo Alves, as várias empresas do grupo usam uma plataforma interna que desenvolvemos com estes módulos: recursos humanos e formação, recrutamento, fechos de caixa, obrigações fiscais, fluxo de vendas, formação interna e canal de denúncias, com as notificações de todas as empresas num só sítio.