Porque vale a pena
Um endereço como geral@suaempresa.pt transmite mais confiança do que uma conta gratuita. Mas o domínio próprio, sozinho, não chega: sem a configuração certa, os seus emails caem no spam dos clientes e qualquer pessoa pode enviar mensagens que parecem suas. E quando as contas são pessoais, a empresa perde o acesso quando alguém sai.
Microsoft 365 ou Google Workspace
Trabalhamos com as duas plataformas. O Microsoft 365 faz sentido para quem usa Outlook, Word e Excel e quer tudo integrado, incluindo o Teams e o OneDrive. O Google Workspace é mais simples para equipas habituadas ao Gmail e ao Google Drive. Ajudamos a escolher com base na forma como a sua equipa trabalha.
O que tratamos
- Ligação do domínio, criação das contas e das caixas partilhadas (por exemplo geral@ ou faturas@), que no Microsoft 365 não precisam de licença.
- Configuração no computador e no telemóvel de cada pessoa, com assinaturas iguais para todos.
- Calendários e contactos partilhados.
- Envio de digitalizações da impressora por email.
- Vários domínios na mesma conta: um grupo com várias empresas pode ter todos os domínios num só Microsoft 365, cada um com os seus endereços.
Para não cair no spam
Três registos no DNS do domínio fazem a diferença:
- SPF diz que servidores podem enviar email em nome do domínio.
- DKIM assina cada mensagem, para o destinatário confirmar que não foi alterada.
- DMARC diz o que fazer com mensagens que falham as verificações e envia relatórios. Começamos em modo de observação e só depois passamos a rejeitar, para não bloquear envios legítimos, como os de faturação ou da impressora.
Contas protegidas
A maior parte dos problemas de email não vem de falhas técnicas, vem de palavras-passe roubadas. Por isso ativamos a autenticação em dois passos, definimos o que acontece às contas quando alguém sai da empresa (a caixa passa para um colega, sem se perder o histórico) e deixamos regras que reduzem o risco de phishing, como avisos em mensagens vindas de fora da empresa. Nada disto complica o dia a dia de quem usa o email.
Mudança sem perder nada
Copiamos as mensagens, pastas, contactos e calendários antigos para a nova plataforma e fazemos a mudança fora do horário de trabalho. Na manhã seguinte cada pessoa abre o email como de costume, já na plataforma nova e com o histórico todo.